Il software gestionale Protocollo Corrispondenza consente di archiviare e classificare in maniera univoca, tramite numerazione automatica, tutta la corrispondenza aziendale in entrata ed uscita, nonchè di catalogare documenti e/o file ad uso interno.
L'inserimento di un nuovo protocollo avviene in maniera semplice e veloce: i dati anagrafici del singolo protocollo vengono correlati con le varie tabelle di catalogazione in maniera da poter consentire poi una rapida ed efficiente selezione e ricerca in base alle tipologie di corrispondenza, documento, cartella o area che maggiormente interessano nello specifico la realtà aziendale.
Il programma Protocollo Corrispondenza prevede infatti un potente motore di ricerca in grado di ricercare e quindi estrarre i documenti protocollati in base ai vari parametri in base ai quali è stato catalogato: numero protocollo, anno riferimento, data da/a, tipo, mittente, destinatario, oggetto, nome documento, classificatore, cartella).
Tramite l'Anagrafica Corrispondenti vengono gestiti i mittenti e destinatari dei documenti protocollati: per ogni Corrispondente, oltre alla denominazione, è possibile inserire un'anagrafica completa in maniera da poter essere utilizzata, all'occorrenza, anche come Rubrica Corrispondenti aziendale.
Il programma Protocollo Corrispondenza prevede una interfaccia utente intuitiva basata su un Pannello Applicativo Unificato attraverso il quale é possibile utilizzare tutte le funzioni applicative del programma:
- Anagrafica Protocollo
- Anagrafica Corrispondenti
- Tabella Classificatori
- Tabella Cartelle
- Tabella Tipo Corrispondenza
- Tabella Tipo Documento
- Gestione Utenti
- Configurazione Sistema
L'accesso al programma é di tipo multiutente con protezione password: é possibile utilizzare il programma in locale (stand-alone) oppure in rete LAN tramite condivisione dell'ambiente.
Non é previsto utilizzo in cloud: il software e i dati sono residenti su sistemi interni aziendali, a garanzia di riservatezza e sicurezza.
Per ogni utente é inoltre possibile configurare il profilo di autorizzazione accesso ai dati (admin, operatore, limitato).
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